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de la quatri猫me r茅union de l'ann茅e 2019 du
BUREAU DES GOUVERNEURS
La r茅union a lieu le 27 mai 2019 脿 17h00 dans la salle 083 du pavillon Tabaret.
SESSION OUVERTE
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J. Adams, D. Bedward, A. Beraskow, K. Butler Malette, C. Dallaire, D. Desautels, T. Doyon (t茅l茅phone), J. Fr茅mont, J. Geurts, J. Ghossein, S. Gigu猫re, M. Ingham, A. Jolic艙ur, A. Keller, R. L鈥橝bb茅, J. Lefebvre, N. Mercier, D. Monaghan, J. Quaid, C. Rouillard
PERSONNES EXCUS脡ES
C. Commanda, F. Guimont, S. Hussen, S. Lamoureux, T. Malaty, S. Morris, C. Perron, M. Picard, E. Rody, K. Shariff, J. Simpson, L. Soloway
PERSONNES RESSOURCES
A. Bauer, A. Bergeron, R. Bourgeois, S. Charbonneau, D. Graham, S. Isaacs, C. Schweizer
Madame Kathryn Butler Malette pr茅side la r茅union.
1. Approbation de l鈥檕rdre du jour
L鈥檕rdre du jour est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
2. Bienvenue et remerciements
La pr茅sidente souhaite la bienvenue 脿 Jennifer Adams, nouvelle membre du Bureau des gouverneurs, nomm茅e par le Bureau des gouverneurs pour un mandat d鈥檜n an et quatre mois, pour assurer le remplacement de Luc Portelance qui a pr茅sent茅 sa d茅mission le 27 f茅vrier 2019.
Elle accueille 茅galement officiellement Christine Dallaire, 茅lue par le S茅nat le 26 f茅vrier pour un mandat de trois ans, mais qui n鈥檃vait pas pu assister 脿 la pr茅c茅dente r茅union du Bureau.
La pr茅sidente f茅licite par ailleurs Jamie Ghossein, 茅tudiant de premier cycle r茅茅lu au Bureau des gouverneurs par ses pairs pour un mandat de deux ans, et rappelle l鈥檌mportance du travail effectu茅 au sein du Bureau par les membres 茅tudiants qu鈥檈lle remercie pour leur implication.
3. D茅claration de conflits d鈥檌nt茅r锚ts
Aucun conflit n鈥檈st d茅clar茅.
ORDRE DU JOUR DE CONSENTEMENT
4. Proc猫s-verbal de la r茅union du 29 avril 2019
Le proc猫s-verbal est approuv茅 tel que pr茅sent茅.
5. Question d茅coulant du proc猫s-verbal
Aucune question n鈥檈st soulev茅e.
6. Rapport du Comit茅 de gouvernance et de nomination
Le Comit茅 soumet au Bureau la recommandation suivante qui fait suite aux r茅sultats des 茅lections g茅n茅rales au S茅nat et au Bureau des gouverneurs des 茅tudiants de premier cycle :
Bureau des gouverneurs
Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu de recommander au Bureau des gouverneurs d鈥檃pprouver la nomination de Jamie Ghossein au Bureau des gouverneurs pour un mandat de deux ans, du 13 mai 2019 au 30 avril 2021.
2019.11 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver l鈥檕rdre du jour de consentement.
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7. Rapport semi-annuel de la gestion du risque d鈥檈ntreprise
The Spring 2019 Enterprise Risk Management Report, for the period from October 1st, 2018 to March 31st, 2019, was presented for information.
AUX FINS D鈥橝PPROBATION OU D鈥橧NFORMATION
8. Rapport du recteur
Le recteur rappelle qu鈥檜n rapport 茅crit a 茅t茅 remis aux gouverneurs et aborde ensuite son rapport oral.
Le recteur annonce la nomination de Leslie Weir, ancienne biblioth茅caire en chef de l鈥橴niversit茅, 脿 titre de biblioth茅caire et archiviste en chef du Canada, et rappelle les qualit茅s exceptionnelles du corps professoral de l鈥橴niversit茅 dont les membres, tels que Leslie Weir ou Mona Nemer, actuelle conseill猫re scientifique en chef du premier ministre du Canada, de la ministre des Sciences et du Cabinet, et pr茅c茅dente vice-rectrice 脿 la recherche, sont tr猫s souvent appel茅s 脿 assumer d鈥檌mportantes fonctions 脿 l鈥檈xt茅rieur de l鈥橴niversit茅.
Il indique par ailleurs que le nouveau ou la nouvelle Provost sera nomm茅(e) lors de la prochaine r茅union du Bureau et que le recrutement pour le d茅canat de la Facult茅 des sciences sociales se poursuit.
Le recteur mentionne par ailleurs qu鈥檌l rencontrera prochainement la Ministre de la Formation et des Coll猫ges et Universit茅s afin de poursuivre, entre autres, les discussions concernant l鈥檈ntente de mandat strat茅gique.
Le recteur passe ensuite la parole au Provost qui fait une mise 脿 jour sur les inscriptions de premier cycle de la session d鈥檃utomne 2019 qui ont d茅but茅es le 21 mai et enregistrent une hausse globale de 23% par rapport 脿 2018 incluant une augmentation de 80% des inscriptions internationales.
9. Approbation du budget et des droits de scolarit茅 2019-2020
Le budget 2019-2020 pr茅sent茅 pour approbation montre un budget d茅ficitaire de 17 M$, d茅ficit d没 principalement 脿 la d茅cision prise par l鈥橴niversit茅 de continuer les grands projets institutionnels de transformation en cours.
Il est par ailleurs rappel茅 que les changements au cadre r猫glementaire du gouvernement ontarien sur les droits de scolarit茅 ont conduit 脿 une baisse des revenus anticip茅s pour l鈥檃nn茅e 2019-2020 d鈥檈nviron 33 M$.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle le pr茅sident du Comit茅 des finances et de tr茅sorerie indique que le Comit茅 s鈥檈st r茅uni 脿 cinq reprises pour examiner le processus budg茅taire et les options envisageables.
Il indique par ailleurs que le Comit茅 soutient la proposition budg茅taire soumise ce jour au Bureau.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle les membres font part de certaines pr茅occupations tels que les investissements 茅lev茅s pour le site Web, les budgets allou茅s pour les embauches de nouveaux professeurs pour combler les postes vacants ou susceptibles de le devenir; il est r茅pondu que le budget propos茅 prend g茅n茅ralement en compte des montants maxima qui seront r茅茅valu茅s tout au long des diff茅rents projets entrepris.
Student members of the Board of Governors also mentioned that, for the first time, they will support the budget; they also thanked the Chair of the Committee who invited students to the budget meetings, displaying transparency in the process.
2019.12 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver le budget de l'Universit茅 d'Ottawa pour l'ann茅e 2019-2020, tel que pr茅sent茅, incluant les droits de scolarit茅 et les droits compl茅mentaires, accessoires et administratifs propos茅s.
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10. Approbation de la nouvelle proc茅dure de nomination du recteur
Le recteur quitte la r茅union en raison d鈥檜n possible conflit d鈥檌nt茅r锚ts.
La secr茅taire g茅n茅rale pr茅sente la nouvelle proc茅dure de nomination du recteur qui a fait l鈥檕bjet d鈥檜ne r茅vision g茅n茅rale pour, entre autres, l鈥檃ligner sur la proc茅dure de s茅lection des autres cadres sup茅rieurs de l鈥橴niversit茅 et inclure une proc茅dure de renouvellement de mandat.
Il est par ailleurs pr茅cis茅 que la proc茅dure r茅vis茅e a fait l鈥檕bjet d鈥檜ne pr茅sentation aux s茅nateurs qui n鈥檕nt 茅mis aucun commentaire.
Une discussion s鈥檈ngage durant laquelle il est demand茅 pourquoi il n鈥檃 pas 茅t茅 d茅cid茅 d鈥檌nclure davantage de professeurs dans la liste de membres; il est r茅pondu que cet article n鈥檃 pas 茅t茅 modifi茅 et qu鈥檌l est plus ais茅 pour le S茅nat, dont les membres sont majoritairement membres du corps professoral, de nommer des professeurs.
It was suggested that Article 4. Re-appointment procedure be modified as as follows:
"The following procedure shall be engaged when the incumbent seeks a first reappointment or exceptionally, when directed by the Committee on Governance and Nominating, a second re-appointment:"
2019.13 Sur motion d没ment propos茅e et appuy茅e, il est r茅solu d鈥檃pprouver les modifications 脿 la proc茅dure de nomination du recteur et vice-chancelier de l鈥橴niversit茅 d鈥橭ttawa avec les modifications demand茅es.
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Le recteur r茅int猫gre la r茅union.
11. Rapport des comit茅s
a) Comit茅 des finances et de tr茅sorerie
Le pr茅sident du Comit茅 n鈥檃 rien a ajout茅 au rapport effectu茅 lors la pr茅sentation du budget et des droits de scolarit茅 2019-2020.
b) Comit茅 de v茅rification
La pr茅sidente du Comit茅 pr茅sente un compte rendu de la r茅union du Comit茅 de v茅rification qui s鈥檈st tenue le 21 mai 2019, durant laquelle les membres ont re莽u les 茅tats financiers v茅rifi茅s des r茅gimes de retraite au 31 d茅cembre 2018 et les rapports s鈥檡 rapportant.
Members of the Committee also received an IT Report and the internal auditors鈥 reports.
La s茅ance passe 脿 huis clos.
