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AGENDA

1. Approval of the Agenda

2. Minutes of the meeting of February 7th, 2019

3. Business Arising from the Minutes

FOR RECOMMENDATION

4. Minor Modifications

a) Faculty of Arts
Modifications to the Honours BA, Major and Minor in Environmental Studies (2018-UNGRD-ARTS-ENV-32)

b) Faculty of Arts
Modifications to the English as a Second Language Programs (2019-UGRD-ILOB-02)

c) Faculty of Arts
Modifications to the Bachelor of Music Programs (2019-UGRD- ARTS0-MUS-01)

d) Faculty of Social Sciences
Modifications to the Anthropology Programs (2019-UGRD-SSOC-ANT-1461)

5. Major Modifications

a) Faculty of Medicine
Modifications to the MD Program (2019:UGRD-MED:06)

6. Faculty of Medicine

a) Policy on Attendance in Pre-Clerkship (2019:UGRD-MED:04)

b) Policy on Attendance in Clerkship (2019:UGRD-MED:05)

7. Creation of a new academic regulation

Academic Regulation I-5.7 Academic Reset (2018-2019 VPAA 014)

8. Modifications to the Academic Regulations

a) Academic Regulation I-8.5
Course syllabus for undergraduate and graduate studies (2018-2019 VPAA 017)

b) Academic Regulation I-9.3
Official Examination Period (2018-2019 VPAA 013)

c) Academic Regulation I-10.2
Calculating Average Systems (2018-2019 VPAA 016)

9. Enrolment Management
Last day for late registration

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de la septième réunion de l'année 2018-2019 du

CONSEIL DES ÉTUDES DU PREMIER CYCLE

La réunion a lieu le jeudi 4 avril 2019 à 9h30 dans la salle 083 du Pavillon Tabaret.

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L. Abanto Rojas, V. Barham, J.-M. Barrette, L. Berger, M. Bouchard, S. Cadieux, J. Carnegie, F. Chapleau,
C. Dallaire, M.-A. Daoust, T. de Bruyn, D. Delcorde (J. Beauchamp), A. Germain-Rutherford, M. Labrosse, T. Lethbridge, A.-C. Soucie, A. St- Amant, M. Théberge, P. Thibault, C. Turenne-Sjolander

PERSONNES EXCUSÉES

J. Beauchamp, M. Charron, E. Duplàa, M. Guilbeault, S. Tremblay

PERSONNES RESSOURCES

N. Jean, L. Vaduva, D. Delcorde

La vice-provost, affaires académiques, préside la réunion. Elle souhaite la bienvenue à Theo De Bruyn de la Faculté des arts et à Laura Berger de la Section de Common Law, Faculté de droit.

La présidente rappelle aux membres d’envoyer les demandes pour vérification à l’équipe de la Gestion des effectifs étudiants avant de les soumettre au Conseil afin d’éviter des modifications de dernière minute.

Elle suggère que chaque faculté délègue une seule personne contact pour la transmission des demandes afin de prévenir toute confusion et possibilité d’erreur qui peut s’y faire lorsqu’il y a plusieurs personnes impliquées dans le processus.

1. APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR

L’ordre du jour est approuvé avec une modification. On propose de déplacer le point 9 après le point 6 b). (Unanime)

2. �ʸ鰿��È��-�շ�������� DE LA RÉUNION DU 7 FÉVRIER 2019

Le procès-verbal du 7 février 2019 est approuvé tel que présenté. (Unanime)

3. QUESTIONS DÉCOULANT DU �ʸ鰿��È��-�շ��������

Aucune question n’est soulevée.
 

AUX FINS DE RECOMMANDATION
 

4. MODIFICATIONS MINEURES

a) Faculté des arts
Modifications au programme de B.A. spécialisé avec mineure et majeure en études de l’environnement (2018-UNGRD-ARTS-ENV-32)

Le vice-doyen aux affaires étudiantes distribue un nouveau document aux membres qui contient quelques modifications mineures effectuées depuis la distribution des documents pour la réunion. Il présente ensuite la demande aux membres.
The Faculty of Arts is proposing a number of minor changes to course prerequisites in Environmental Studies (ENV).

Les membres étudient la demande et une erreur est identifiée dans la cote du cours ENV 4001.

C.2018-2019.105 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2018-UNGRD-ARTS-ENV-32 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

b) Faculté des arts
Modifications aux programmes d’anglais comme deuxième langue (2019-UGRD-ILOB-02)

La directrice adjointe de l'ILOB présente la demande.

The Faculty of Arts is requesting to modify prerequisites for ESL and FSL courses to clarify for students the option of gaining access to a course by taking a language test.

La Faculté demande aussi de faire des changements à certains titres et descriptions de cours afin d’avoir des titres et descriptions de cours dans la même langue.

Les membres étudient la demande et indiquent que les modifications apportées devraient être clairement identifiées. On suggère également que les descriptions des cours de niveau débutant soient bilingues pour s’assurer que les étudiants puissent les comprendre.

C.2018-2019.106 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019-UGRD-ILOB-02 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

La directrice adjointe de l'ILOB quitte la réunion.

c) Faculté des arts
Modifications aux programmes de baccalauréat en musique (2019-UGRD-ARTS0-MUS-01)

Le vice-doyen aux affaires étudiantes de la Faculté des arts présente cette demande.

The Faculty of Arts is requesting minor modifications consisting of fixing errors, omissions, and inconsistencies in the online catalogue of music courses through changes in course titles, descriptions, and prerequisites.

Les membres étudient la demande et indiquent que les modifications apportées devraient être clairement indiquées. Une question est soulevée au sujet des deux nouveaux cours crées qui sont dans le document uoCampus mais pas dans le gabarit. On suggère de vérifier si ces cours ont déjà été soumis dans le cadre d’une demande précédente et de le retirer de cette demande, le cas échéant.

C.2018-2019.107 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019-UGRD-ARTS0-MUS-01 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

d) Faculté des sciences sociales
Modifications aux programmes d’anthropologie (2019-UGRD-SSOC-ANT-1461)

La vice-doyenne aux études de premier cycle et relations extérieures de la Faculté des sciences sociales présente la demande.

The Faculty proposes the abolition of ANT 3343/3743 as well as the creation of ANT 3307/3707.
Members reviewed the request and it was suggested to remove the words “Version actuelle” and “Version proposée” from the two tables on pages 1 and 2 since no changes are proposed to the course descriptions. It was also suggested that the answer to the question on how the course fits into the coherence of the curriculum be revised to reflect that the proposed changes offer more transparency to students.

C.2018-2019.108 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019-UGRD-SSOC-ANT-1461 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)
 

5. MODIFICATIONS MAJEURES

a) Faculté de médecine
Modifications au programme MD (2019:UGRD-MED:06)

La représentante de la Faculté de médecine présente la demande.

La Faculté de médecine propose la révision des cours préalables pour admission au programme MD. Le nombre de crédits requis demeure le même (total de 24 crédits) ainsi que la nature générale des cours (sciences sociales, biologie, chimie, biochimie) autre qu’un cours de statistique. La composante laboratoire (travaux pratiques) est toujours requise mais simplifiée (peut-être complété dans le cadre d’un cours ou d’un laboratoire distinct en bio, chimie, biochimie, anatomie et physiologie.)

Members reviewed the request and suggested that the requirements for the laboratory component on page 2 of the request should be reworded with a specific number of credits rather than a number of courses.

C.2018-2019.109 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019:UGRD-MED:06 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

6. FACULTÉ DE MÉDECINE

a) Politique en matière d’assiduité au préexternat (2019:UGRD-MED:04)

La représentante de la Faculté de médecine présente la demande.

The Faculty of Medicine requests modifications to the Attendance Policy in Pre-clerkship to clarify the categories of leaves as well as the management of the requests of absences.

Members reviewed the request and a question was raised about the length of time allocated for attending conferences requiring extensive travel.

It was also noted that medical leadership days should be added to the “Blackout period” and “Maximum number of students receiving approval for excused absences” sections of the policy.

Members suggested that the number of days to submit a medical certificate should be prescribed rather than “as soon as possible”.

A member requested that the term “marital breakdown” should be revised to better match the French wording.

A discussion ensued regarding the wording in the definition of “Absences for presenting at medical conferences”. It was noted that the two sentences appear to be redundant.

C.2018-2019.110 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019:UGRD-MED:04 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

b) Politique en matière d’assiduité à l’externat (2019:UGRD-MED:05)

La représentante de la faculté de médecine présente la demande.

The Faculty of Medicine requests modifications to the Attendance Policy in Clerkship to clarify the categories of leaves as well as the management of the requests of absences.

Members studied the request. Some of the same issues with the previous policy (item 6. a)) were raised and modifications were requested as a result.

C.2018-2019.111 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2019:UGRD-MED:05 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

6. Gestion des effectifs étudiants - Date du Dernier jour d’inscription tardive

La registraire présente cette demande.

La proposition serait d’appliquer le principe directeur suivant pour la date du « Dernier jour d’inscription tardive » : le dixième jour ouvrable après le début des cours. Ainsi, un maximum de 2 semaines complètes de cours ou 6 heures de cours se seront écoulées avant la date limite d’inscription au cours.

Les membres étudient la demande et une discussion s’ensuit au sujet du nombre de jours. Certains membres suggèrent que le nombre de jours devrait être réduit à cinq. La registraire convient de faire des recherches auprès des autres universités afin de vérifier le nombre de jours dans les règlements de celles-ci. Elle rapportera les résultats de ces recherches au Comité. Entretemps, on suggère que les membres en discutent auprès de leurs unités afin d’obtenir leurs opinions à ce sujet surtout puisque ceci pourra engendrer du travail manuel auprès du personnel de soutien.

C.2018-2019.112 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande de modifier le dernier jour d’inscription tardive au dixième jour ouvrable après le début des cours au Comité exécutif du Sénat tel que présentée. (Unanime)

7. Création d’un nouveau règlement académique universitaire
Règlement académique I-5.7 Relance académique (2018-2019 VPAA 014)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

La relance académique a comme objectif de favoriser la réussite des étudiants qui n’ont pas fait d’études universitaires préalables à celles à l’91��ɫ, qui rencontrent des défis académiques en début de parcours et qui auraient besoin d’une relance académique pour leur permettre de poursuivre et de réussir.

Les membres étudient la demande et notent qu’il aurait été bien de pouvoir aussi étudier la procédure qui accompagne le nouveau règlement. On demande d’inclure la procédure lorsque la demande sera présentée au Comité exécutif du Sénat, si possible.

On note que la section de droit civil devrait être retirée de la note qui exclus certaines facultés/programmes.

Quelques modifications simples sont identifiées dans le texte du règlement.

C.2018-2019.113 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2018-2019 VPAA 014 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)


8. Modifications aux règlements académiques universitaires

a) Règlement académique I-8.5
Plan de cours pour les études du premier, deuxième et troisième cycle (2018-2019 VPAA 017)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

La vice-provost propose des modifications au règlement académique I-8.5 portant sur le plan de cours, afin d’y inclure un point sur les exigences sur la présence aux cours.

Les membres étudient la demande et on identifie une disparité entre le français et l’anglais en ce qui concerne l’énoncé « evaluation methods and distribution of grades ». On suggère plutôt « evaluation methods and weighting of each evaluation ». En français, on suggère également de remplacer le mot « pondération » par « ventilation ». Une révision linguistique sera effectuée afin de s’assurer que les versions anglaise et française du règlement sont équivalentes.

C.2018-2019.114 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2018-2019 VPAA 017 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

b) Règlement académique I-9.3
Période officielle des examens (2018-2019 VPAA 013)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

La vice-provost propose d’ajouter des précisions concernant les examens pratiques de laboratoire qui ont lieu dans certaines facultés. Certaines modifications ont été proposées lors de la réunion du CÉPC du 7 février 2019. Un vote électronique a été tenu après cette réunion, mais on n’a pas reçu assez de votes. De plus, on a reçu d’un des membres du Conseil une proposition concernant un des termes utilisés dans le cadre de ce règlement.

Members studied the request and agreed that the words “assessment” and “évaluation” should replace “test” in the English and French version, respectively.

It was also suggested to add “assignments having required several weeks or preparation” to the list of exceptions in the first paragraph (“travaux ayant nécessité plusieurs semaines de préparation” in the French version).

C.2018-2019.115 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2018-2019 VPAA 013 au Comité exécutif du Sénat avec les modifications demandées. (Unanime)

c) Règlement académique I-10.2
Notes et calcul des moyennes (2018-2019 VPAA 016)

La vice-provost, affaires académiques, présente cette demande.

La vice-provost propose d’ajouter une précision concernant l’arrondissement des notes finales de cours.

Les membres étudient la demande et aucune modification n’est suggérée.

C.2018-2019.116 Sur motion dûment proposée et appuyée, il est résolu de recommander la demande 2018-2019 VPAA 016 au Comité exécutif du Sénat tel que présentée. (Unanime)