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La vérification interne est une activité indépendante et objective de consultation et d’attestation de la qualité visant à ajouter de la valeur et à améliorer la façon dont un organisme est exploité. Elle aide l’organisme à réaliser ses objectifs en proposant une approche systématique et rigoureuse pour l’évaluation et l’amélioration de l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.

Notre responsabilité principale est d’aider le Bureau des gouverneurs à remplir ses obligations juridiques et fiduciaires à l’égard des fonctions d’observation juridique qui incombent à l’Université au chapitre de la comptabilité, de la vérification, des rapports financiers, des contrôles internes et des finances.

La haute direction et le Comité de vérification examinent les rapports sommaires finaux, tandis que les unités vérifiées prennent connaissance des rapports détaillés (résultats de vérification).

En général, la vérification peut comprendre un examen des pratiques et des processus de gestion administrative et financière des facultés et des services afin d’assurer une gestion efficace des ressources et l’observation des règlements et procédures de l’Université.

À la suite d’une évaluation annuelle, les secteurs de risque éventuel pour l’Université sont ciblés et soumis à une vérification.

Oui, nous pouvons être consultés pour obtenir des recommandations ou des conseils sur des questions particulières; par contre, dans ces cas, nous ne commentons généralement pas sur l'état des contrôles internes.

La vérification interne se fait par un membre du personnel de l'organisme; cette personne fait surtout des vérifications de gestion ou opérationnelles et seconde en outre la direction de l'organisme. La vérification externe se fait au nom de tierces parties intéressées et se concentre surtout sur des vérifications financières.

Les contrôles internes sont des processus établis par le conseil, la direction et le personnel d’un organisme pour fournir une garantie raisonnable de la réalisation des objectifs dans les domaines suivants:

• Efficacité des activités d’exploitation
• Fiabilité des rapports financiers
• Observation des lois et des règlements pertinents
• Protection des actifs

Tout le personnel d'une faculté ou d'un service, peu en importe le niveau, influe sur le contrôle interne; bref, c'est un peu la responsabilité de tout le monde. Au sein de l'Université, les directions d'unités scolaires et administratives sont les principales responsables en matière de contrôle interne pour leur secteur et en sont donc redevables.

La vérification continue est une méthode de vérification dont les activités s’exécutent de façon continue. Cette méthode permet aux vérificateurs internes de saisir pleinement les règles, exceptions et points de contrôle critiques, et, grâce à des analyses de données fréquentes et automatisées, d’effectuer des évaluations de contrôle et de risques en temps réel ou quasi réel. Les vérificateurs internes peuvent en outre analyser les principaux systèmes administratifs, tant du point de vue des anomalies au niveau des transactions que des indicateurs fondés sur des données concernant les faiblesses du contrôle et les risques émergents.

Dans cette forme de vérification, des avis ou alertes viennent signaler toute faiblesse du contrôle ou élévation du niveau de risque. Différents degrés de priorité peuvent être attribués à ces avis ou alertes, et, selon la gravité de la menace, l’information pertinente sera relayée au responsable du système ou du processus. L’intervention requise pourra alors varier d’une vérification immédiate du système de contrôle en cause à la simple prise de notes en vue d’une vérification future.

La vérification continue est utilisée de pair avec la vérification traditionnelle. Alors que cette dernière privilégie une approche par échantillonnage et comprend des activités telles que l’examen des politiques, des procédures, des approbations et des rapprochements de comptes, la vérification continue permet de procéder à des évaluations de façon automatique et à intervalles plus rapprochés. Cette méthode peut aider les vérificateurs à évaluer le bien-fondé de la fonction de contrôle de la direction. De plus, elle concourt au repérage et à l’évaluation des risques pour l’ensemble de l’univers de vérification et peut contribuer à l’élaboration du plan de vérification annuel, en focalisant l’attention et les ressources sur les éléments les plus risqués ainsi que sur les objectifs d’une vérification spécifique.